Google Documents sur votre bureau
Si vous êtes mobile, commercial, chef d’entreprise, technicien de service, télétravailleur ou freelance par exemple, vous devez travailler avec des applications “Cloud”. C’est facile aujourd’hui de bénéficier à très bon marché de tous les outils dont vous pouvez avoir besoin, synchronisés sur tous vos terminaux (mobile, PC, Mac, tablette, iPad, …) : messagerie centralisée (avec un seul accès pour tous vos comptes mail), gestion de contacts, agenda collaboratif (vous pouvez empiler votre agenda privé, professionnel, celui de votre conjoint(e), les disponibilités de vos collègues, etc), partage de documents, suite bureautique intégrée dans votre navigateur, gestion de tâches, crm et gestion de projets (parmi d’autres applications et extensions qui s’intègrent à Google Apps), entre autres.
- Nous reviendrons dans un prochain article sur ces outils collaboratifs très puissants (similaires à Google Apps, Salesforce ou Zoho), qui sont indispensables aux travailleurs mobiles. Pour ne pas rater cet article, inscrivez-vous à notre lettre d’information. -
Parmi ces applications, nous utilisons beaucoup le partage de documents avec des clients et des partenaires. Google Documents nous sert de plateforme. Certains de nos clients ont choisi d’autres solutions de sauvegarde et de partage, comme Dropbox. Comment intégrer Google Documents dans leur environnement et en unifier la gestion ?
Si un de vos partenaires ou un réseau avec lequel vous collaborez est utilisateur de Google Documents, vous devrez créer un compte GMail pour pouvoir accéder aux documents qu’il partage avec vous. Ouvrir un webmail avec une foule d’applications dont vous ne vous servez pas vous rebute ? Les 2 applications suivantes vous intéresseront :
Une application gratuite du navigateur Chrome, qui ouvre directement votre page Google Documents. Vous accédez directement à vos dossiers, sans avoir à vous connecter à GMail. Alternativement, vous pouvez aussi créer un favoris vers https://docs.google.com dans votre navigateur habituel.
“Google Documents” sur la Chrome Web Store
Si vous n’utilisez pas encore le navigateur Chrome, vous pouvez télécharger et installer Chrome en quelques secondes
Une application à installer sur votre PC, qui vous permet de travailler sur une interface de type Explorateur Windows. Vous pouvez la tester gratuitement pendant 15 jours, mais si elle vous séduit vous paierez 20 USD la licence – montant unique qui comprend les mises à jour ultérieures.
D’autres applications permettent aussi de lier et synchroniser plusieurs services de partage. Il en apparaît régulièrement de nouvelles.
Si par exemple vous êtes utilisateur de DROPBOX, vous pouvez y ajouter un dossier que vous synchronisez avec un dossier partagé GOOGLE DOCUMENTS, en l’occurrence celui de votre partenaire. Le service CLOUDHQ permet cette synchronisation de fichiers entre plusieurs applications : Google Documents, Google Apps, DropBox, Box, Evernote et BaseCamp. Un abonnement mensuel est dû après la période d’essais.
SYNCPLICITY affiche des possibilités de partage avec Salesforce, Google Docs, Microsoft et Zoho entre autres. Nous ne l’avons pas testé. Cette application est aussi payante (abonnement variable en fonction des options souhaitées).
J’ai abandonné l’essai de JOUKUU suite à 24 heures au moins d’indisponibilité de leur serveur (à partir du 21/01/12) !
L’avenir appartient à ces applications de liaison. En effet, l’intérêt du Cloud étant la facilité de partage il est désespérant d’être isolé, chacun sur son nuage préféré … Le besoin d’ouvrir ces systèmes se fait sentir, en particulier pour iCloud , qui semble toujours sectaire (sur un fond d’Apple), secret (pas de gestion de partage de documents) et fermé (pas d’applications ou de services de synchronisation).
Ce dossier sera mis à jour et complété au fil de nos découvertes et de vos commentaires !
